Van WhatsApp-chaos naar werkende planning: het verhaal achter Taklo

Dit verhaal begint niet met een businessplan of een marktanalyse. Het begint met een WhatsApp-groep van 14 man die elke ochtend om 7 uur ontploft.

Het probleem

Een installatiebedrijf met 8 monteurs. De eigenaar plande elke dag via WhatsApp: "Jan, kun je morgen naar die klant in Almere? Piet, heb jij dat materiaal nog?" Reageerde iemand niet, dan bellen. Reageerde iemand verkeerd, dan dubbele afspraken.

Offertes werden gemaakt in Word. Elke offerte was copy-paste van een vorige, met de hand aangepast. Soms stonden er nog gegevens van de vorige klant in. Dat is één keer te veel.

Facturen gingen via een los boekhoudpakket — maar daar moest alles opnieuw worden ingevoerd. Klantgegevens, werkuren, materiaalkosten. Dezelfde informatie, drie keer overtypen.

De eigenaar was elke week 8 tot 10 uur kwijt aan planning, opvolging en administratie. Dat is een hele werkdag plus een ochtend. Voor werk dat geen euro oplevert.

Het keerpunt

We keken naar bestaande software. Er zijn er genoeg: Commusoft, Jobber, Tradify. Maar ze pasten niet. Te veel features die niemand nodig had, te weinig flexibiliteit waar het er toe deed, en niet in het Nederlands.

Bovendien: de monteurs moesten ermee werken. En monteurs willen geen software leren — ze willen weten waar ze morgen moeten zijn, wat ze mee moeten nemen, en dat het bonnetje digitaal is zodat ze niet meer hoeven te schrijven.

Dus bouwden we het zelf.

Wat er gebouwd werd

Taklo begon als een planningsbord. Visueel, simpel, drag-and-drop. Wie werkt waar, wanneer, met welk materiaal. Wijziging? Eén klik, iedereen ziet het direct.

Daarna kwamen de offertes erbij. Niet meer copy-paste uit Word, maar aanmaken vanuit klantgegevens die er al staan. De klant krijgt een link, bekijkt de offerte online, en kan digitaal akkoord geven.

Dan facturatie: offerte geaccepteerd → werkorder aangemaakt → monteur registreert uren en materiaal → factuur wordt automatisch gegenereerd. Niemand typt iets over.

En een klantportaal: de klant kan zelf zien wanneer de monteur komt, wat de status is, en wat er gefactureerd is. Geen telefoontjes meer met "wanneer komen jullie?"

Het resultaat

Na drie maanden:

• Planning: van 8 uur per week naar minder dan 1 uur
• Offertes: van 1,5 uur per stuk naar 20 minuten
• Facturatie: van handmatig naar automatisch — doorlooptijd van 2 weken naar 2 dagen
• Klantcontact: 60% minder inkomende telefoontjes over status en planning

Maar het belangrijkste: de eigenaar had zijn ochtenden terug. Niet meer om 7 uur WhatsApp-berichten sturen, maar om 8 uur op de werkplek staan met een planning die al klaarstaat.

Wat we hiervan leerden

Twee dingen. Ten eerste: software die niemand wil gebruiken is nutteloos. Het maakt niet uit hoe goed je systeem is als de monteur liever een WhatsApp-bericht stuurt. Dus bouwden we voor de gebruiker, niet voor de manager.

Ten tweede: begin klein, breid uit. We begonnen met alleen planning. Pas toen dat werkte, kwamen offertes. Pas toen dat werkte, facturatie. Elk stuk bewees zichzelf voor het volgende erbij kwam.

Taklo draait inmiddels bij meerdere installatiebedrijven. Wil je zien hoe het werkt? Bekijk de volledige case study of neem contact op voor een demo.