Wat kost maatwerk software écht? Een eerlijke breakdown

Als je googlet "wat kost maatwerk software" krijg je 10 pagina's met hetzelfde antwoord: "het hangt ervan af". Klopt. Maar het is ook het meest nutteloze antwoord dat je een ondernemer kunt geven.

Dus hier is een eerlijk overzicht. Geen exacte offertes — die hangen inderdaad af van je situatie — maar echte ranges gebaseerd op wat wij bouwen en wat het kost.

Drie niveaus

Quick win: €2.000 – €5.000

Eén proces automatiseren. Denk aan: een offertetool die klantgegevens automatisch invult, een dashboard dat data uit drie bronnen samenvoegt, of een simpel klantportaal waar mensen hun status kunnen zien.

Doorlooptijd: 2 tot 4 weken.
Voorbeelden: automatische rapportage-generator, digitale werkbon met foto-upload, offerte-calculator voor je website.

Maatwerk tool: €8.000 – €20.000

Een compleet systeem voor één kernproces. Planning + facturatie, of CRM + offertes, of urenregistratie + rapportage. Meerdere gebruikers, rollen, en integratie met bestaande tools (boekhoudpakket, e-mail).

Doorlooptijd: 6 tot 12 weken.
Voorbeelden: Taklo begon in dit segment — planning + offertes voor een installatiebedrijf. Of een meetsysteem met automatische benchmarking voor De Naamdragers.

Volledig platform: €25.000 – €80.000

Een systeem dat je hele bedrijfsvoering ondersteunt. Meerdere processen, klantportaal, mobiele app, integraties, en doorontwikkeling. Dit is geen project maar een product.

Doorlooptijd: 3 tot 6 maanden voor een werkend MVP, daarna doorontwikkeling.
Voorbeelden: Taklo in zijn huidige vorm (planning + offertes + facturatie + klantportaal + monteurs-app), of Zelf.Plus (zorg-navigator met meerdere gemeenten).

De verborgen kosten

Dit geldt voor zowel maatwerk als standaard software:

Bij maatwerk

• Onderhoud: Reken op 10-20% van de bouwkosten per jaar voor updates, bugfixes en kleine aanpassingen.
• Hosting: €20-200 per maand, afhankelijk van schaal en complexiteit.
• Doorontwikkeling: Je bedrijf verandert, je software moet mee. Budget hier expliciet voor.

Bij standaard (SaaS)

• Licentiekosten die stijgen: Gemiddeld 5-15% per jaar. Over 5 jaar betaal je 30-100% meer dan nu.
• Per-user pricing: Groei je team? Dan groeien je kosten lineair mee. Bij 20 gebruikers × €50/mnd zit je al op €12.000/jaar.
• Implementatie en training: Vaak €2.000-10.000 bovenop de licentie. Dat vertellen ze er niet altijd bij.
• Beperkingen: Als het pakket niet doet wat je nodig hebt, betaal je voor workarounds of leef je ermee.

Wanneer is maatwerk slim?

Niet altijd. Dit zijn de situaties waarin maatwerk zich terugverdient:

• Je werkproces is specifiek genoeg dat geen standaardpakket het goed dekt
• Je betaalt nu meer dan €500/maand aan SaaS die je half gebruikt
• Je wilt geen afhankelijkheid van een leverancier die morgen de prijs kan verhogen
• Meerdere systemen moeten naadloos samenwerken en dat lukt niet met standaard-koppelingen

Twijfel je? Doe de Maatwerk of Standaard keuzehulp — vijf vragen, eerlijk advies. Soms raden we standaard aan. Want niet alles hoeft maatwerk te zijn.

Meer details over onze aanpak en prijsstructuur vind je op de pricing pagina.