SaaS vs. maatwerk: de totale kosten over 5 jaar

De meest gestelde vraag die we krijgen: "Waarom zou ik maatwerk bouwen als er een SaaS voor €50 per maand is?" Eerlijk antwoord: soms is die SaaS de betere keuze. Maar vaak is het plaatje anders dan het lijkt als je 5 jaar vooruit rekent.

De rekensom

Stel: je hebt een team van 15 mensen en je zoekt een systeem voor planning, facturatie en klantbeheer.

Optie A: SaaS

• Licentie: 15 gebruikers × €49/maand = €735/maand
• Jaar 1: €8.820 + €3.000 implementatie = €11.820
• Jaar 2-5: €8.820/jaar + gemiddeld 8% jaarlijkse prijsstijging
• Plus: add-ons, extra modules, API-toegang (vaak apart) = ~€200/maand

Totaal over 5 jaar: ~€58.000 - €65.000

En na 5 jaar? Je betaalt door. Stop je met betalen, verlies je toegang.

Optie B: Maatwerk

• Ontwikkeling: €25.000 - €40.000 (eenmalig)
• Hosting: €100/maand = €1.200/jaar
• Onderhoud: 15% van bouwkosten/jaar = €3.750 - €6.000/jaar

Totaal over 5 jaar: ~€50.000 - €70.000

En na 5 jaar? De software is van jou. Geen maandelijkse kosten behalve hosting en optioneel onderhoud.

Het verschil zit in jaar 6+

Bij SaaS betaal je elk jaar opnieuw. Bij maatwerk vlakt de curve af. Na jaar 5 kost maatwerk je nog €5.000 tot €7.000 per jaar (hosting + onderhoud). SaaS kost je dan al €12.000 tot €15.000 per jaar — en dat wordt alleen maar meer.

Wanneer wint SaaS?

• Je hebt minder dan 5 gebruikers
• Je proces is standaard genoeg dat de SaaS het volledig dekt
• Je wilt morgen starten en hebt geen tijd voor een bouwtraject
• De SaaS biedt features die je zelf niet zou bouwen (community, marketplace, integraties)

Wanneer wint maatwerk?

• Je betaalt meer dan €500/maand aan licenties
• Je gebruikt minder dan 60% van de features
• Je hebt workarounds nodig omdat de SaaS het net niet doet wat je wilt
• Je wilt eigenaar zijn van je software en data

Twijfel je? De Maatwerk of Standaard keuzehulp helpt je in 5 vragen tot een onderbouwd antwoord.