Klassieke automatisering (zie het begrip automatisering) werkt met vaste regels: als situatie X zich voordoet, doe dan Y. Dat werkt goed zolang de input voorspelbaar is — een vast formulier, een vaste bestandsstructuur, een duidelijk gedefinieerde trigger.
AI-automatisering (zie dat begrip) voegt een AI-taalmodel toe aan het proces, waardoor het ook overweg kan met variabele, ongestructureerde input: een e-mail die net iets anders geformuleerd is dan verwacht, een document in een ander format, een vraag die niet in een vast keuzemenu past. Het model interpreteert de input en zet die om naar iets bruikbaars voor de rest van het proces.
In de praktijk worden ze vaak gecombineerd: een AI-stap interpreteert de binnenkomende, variabele input, en de rest van het proces draait op vaste, voorspelbare regels. Welke aanpak past hangt af van hoe voorspelbaar de input in jouw proces is — de gratis automatiseringsscan geeft daar een eerste richting in.