In de praktijk is bijna elk systeem met een API-koppeling te verbinden met andere software — boekhouding, CRM, planning, e-mail, klantportalen, formulieren, interne dashboards. De meeste moderne SaaS-tools bieden hiervoor een gedocumenteerde API. Bij oudere, meer gesloten systemen hangt het af van wat ze wél toelaten: soms is er een exportbestand, soms een beperkte API, en soms blijft alleen een workaround als RPA over.
De vraag is minder vaak 'kán het' en vaker 'wat kost het en wat levert het op'. Een koppeling tussen twee systemen die dagelijks dezelfde gegevens nodig hebben, betaalt zichzelf meestal snel terug. Een koppeling tussen twee systemen die maar af en toe met elkaar te maken hebben, is soms niet de moeite waard vergeleken met een handmatige export.
VrijLeven begint een koppelproject met een concrete check: welke systemen, welke API's of exports zijn er, en welke data moet daadwerkelijk over en weer stromen.