Een API (Application Programming Interface) is de 'ingang' die een systeem biedt waarmee andere software er automatisch gegevens uit kan ophalen of in kan zetten — zonder dat een mens ertussen hoeft te zitten. Een API-koppeling is de verbinding die je bouwt tussen twee systemen via die ingang: bijvoorbeeld een boekhoudpakket dat automatisch nieuwe klanten ontvangt uit een CRM.
Niet elk systeem heeft er een. Sommige (vooral oudere) systemen bieden geen API — dan blijft handmatig exporteren/importeren, of een workaround zoals RPA, de enige optie. Bij het beoordelen van een koppeling is de eerste vraag dus: biedt het systeem een API, en wat mag je ermee?
Wat een goede koppeling voorkomt. Dubbel werk (dezelfde gegevens twee keer invoeren), verouderde data (het ene systeem weet iets dat het andere nog niet weet) en fouten door handmatig overtypen.