Documentautomatisering dekt twee kanten: documenten automatisch *genereren* (een contract, offerte of rapport dat zich met de juiste gegevens vult op basis van een sjabloon) en documenten automatisch *verwerken* (een binnenkomende factuur, formulier of PDF waarvan de software zelf de relevante velden haalt, zonder dat iemand ze overtypt).
Waarom het meer oplevert dan het lijkt. Handmatig overtypen is niet alleen traag, het is ook een bron van fouten — een verkeerd overgetypt factuurbedrag of klantnummer plant zich voort in de rest van het proces. Automatische herkenning (vaak met AI-ondersteuning) haalt die overtypslag eruit én maakt het brondocument traceerbaar bij elke afgeleide waarde.
Wanneer het de moeite waard is. Bij een handjevol documenten per week weegt de bouwtijd vaak niet op tegen de besparing. Bij tientallen tot honderden per week — facturen, werkbonnen, aanvraagformulieren — is de terugverdientijd doorgaans kort.