Vendor lock-in ontstaat wanneer een bedrijf zo afhankelijk is geworden van één softwareleverancier — qua data-formaat, koppelingen, workflows of contractvoorwaarden — dat overstappen naar een alternatief onevenredig duur, tijdrovend of risicovol is geworden. Het bouwt zich meestal geleidelijk op naarmate meer processen om één systeem heen gebouwd worden.
Wat het risico vergroot. Data die alleen in een eigen, gesloten formaat te exporteren is. Geen (of een dure) API om gegevens er zelf uit te halen. Prijsmodellen die bij opzeggen data ontoegankelijk maken. Maatwerk dat zo specifiek op het platform van de leverancier gebouwd is dat het nergens anders draait.
Wat het beperkt. Vooraf checken hoe exports en API-toegang geregeld zijn, in welk formaat data eigendom blijft, en of de broncode (bij maatwerk) bij het bedrijf zelf ligt.